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【GAS】毎月の定型連絡メールを自動送信

エンジニアリング

毎月同じような内容のメールを送信する定型業務…。

正直、くっそ面倒ですわー－－！！！って話です。

そんなわけで、どうせ月の部分しか変更しないのだから、自動化すればええやん？って思い立ったわけですね。

もう2年くらい毎月メール送ってます。思い立つのが遅すぎますね。怠惰の才能に乏しいです。

楽をするために全力で努力する。そんな人間に、私はなりたい…。

何をしたいのか改めて確認する

勤務形態報告のメールを毎月自動で送ってほしい

私の所属している会社では、リモートワークを実施している社員は毎月リモートワークを継続するか出社するかの報告をする必要があります。

私の参画しているプロジェクトではコロナ以降、たまに出社しまくる月はあれど、基本はリモートワークとなっていました。

そうなると、毎月毎月「今月もリモートワークをします。」というメールを送っているのです。

これまでも、月の部分だけ変えれば済むようにテンプレートを用意したりなどの工夫をしてきました。

しかし、送る意義を感じない同じ内容のメールを毎月送るのは正直苦痛です。嫌すぎて、たまに報告期限も超過してしまいました。

ということで、毎月送っているメールの内容を自動で送ってもらいたいのです。

毎月2日までにその月の方針をメールすればよいので、毎月1日に送ることにしました。

メール送信の前日にお知らせを受け取りたい

毎月のようにリモートワーク報告をしているとはいえ、まれに出社がメインになる月もあります。

そうなると、出社報告メールを送らないといけません。

しかし、自動で送るようになると、そのうち送っていることすら忘れかねません。

リモートワーク報告をしているので、ガンガン出社している…ヤバいやつですよね(笑)。もちろん、そんなヤバいやつムーブは避けなくてはいけません。

であれば、送る前に「いつもの内容で送ってよいか？」を確認したいですよね。

いや、Googleカレンダーにでもリマインダー入れておけば？

あっ、はい、間違いないです、、、。

ただ、私の場合自社アカウントでGoogleカレンダーをほとんど活用していません。いつのまにかログアウトしていても多分気が付きません。

なので、今回はLINEに通知を送ってもらうことにしました。

Googleカレンダーを普段から活用している人はそちらの方が絶対に楽ですね(笑)。

事前準備

LINEで通知を受け取るためのトークンを取得

LINEでお知らせを受け取るためには、事前にLINE Notifyでトークンを取得する必要があります。

ということで、まずはLINE Notifyにアクセスし、LINEアカウントでログインします。

マイページにアクセスします。

アクセストークンを発行

マイページの「トークンを発行する」を選択するとモーダルが立ち上がります。

トークン名の入力、自分用のリマインダーなので1：1で通知を受け取るを選択し、トークンを発行します。

ここで設定したトークン名が、通知の先頭に表示されます。
今回であれば【[社内業務通知]本文…】。

以下のようにトークンが表示されるので、コピーしてメモ等に残しておきます。

画面にも書いてありますが、このトークンはこれ以降確認する方法がありません。なので、きちんとメモ等に張り付けてから閉じた方が良いです。

モーダルを閉じると、マイページに今回追加した内容が連携中サービスに反映されています。

ここで、解除以外にもトークンの確認ができてもいいようなものですが、そこはセキュリティ感とのトレードオフだと思うので、悩ましいですね。

これで、LINE Notify側の設定は完了です。

GASを使っていく

そもそもGASとは？

GASとは、Google Apps Scriptのことです。

Excelマクロのようなことが、Googleのさまざまなサービスをまたいで使える！と思っておけば多分大丈夫です。

ExcelのVBAと異なり、GASはJavaScriptがベースとなっています。

そのため、エンジニアであれば敷居はめちゃくちゃ低いですし、非エンジニアであってもVBAよりは習得が容易じゃないかと思います。

新規のGASを作成する

では、早速GASを作成していきましょう。

GASはいろいろなところから作成できますが、Excelと同じようにそれ用のスプレッドシートを作成するのが扱いやすいかなと思います。

スプレッドシートの「拡張機能」から「Apps Script」を選択します。

Apps Script画面が立ち上がります。

これで準備は完了です。早速コーディングしていきます。

実装タイム

LINE通知部

まずは、LINE通知の機能を作っていきます。

LINE Notifyのドキュメントはこちら。

メインメソッド

メッセージを作成して、通知メソッドに渡すだけです。

メッセージの最初に改行コードを入れているのは、通知メッセージが以下のようになるからです。
[トークン名]本文…

個人的には本文が長い場合は以下のような記載の方が好きなので、最初に改行コードを入れています。
[トークン名]
本文…

// 通知メインメソッド
function notifyMain() {
  var message =
    "\n"
    + "明日、勤務形態報告メールを送信します。\n"
    + "勤務形態に変更はありませんか？";

  // 通知
  sendHttpPost(message);
}
通知依頼メソッド
// LINE NotifyにHTTP POSTでメッセージを送信
function sendHttpPost(postMassage) {
  // トークン
  var AuthorizationCode = "Bearer hogehogehoge";

  var payload = {
    "message": postMassage
  };

  var options = {
    "method": "post",
    "headers": {
      Authorization: AuthorizationCode,
    },
    "payload": payload
  };

  UrlFetchApp.fetch("https://notify-api.line.me/api/notify", options);
}

トークン「hogehogehoge」の部分は、LINE Notifyで発行したトークンです。

通知トリガーメソッド

GAS標準のトリガーは、月末が少し苦手なので自前で月末判定を行いました。

月初や毎月10日とかの起動なら不要な処理です。

// 月末トリガー設定用
function notifyTrigger() {
  // 今日の日付に一日足す
  var dt = new Date();
  dt.setDate(dt.getDate() + 1);

  // 最終日の判定（1日なら今日は月末）
  if (dt.getDate() === 1){
    notifyMain();
  }
}

メール送信部

続いて、今回のメインの機能であるメール送信部を作っていきます。

GmailAppのドキュメントはこちら。

メインメソッド

こちらがメール送信のメインメソッドです。

コード内のコメントにある通りですが、以下のような流れになっています。

  • 送信先アドレスの定義
    （場合によってはスプレッドシートから取得するのもありでしょうか）
  • 当月文字列の取得
  • 当月文字列を埋め込んだタイトルの設定
  • 当月文字列を埋め込んだ本文生成
  • 送信処理
    （今回はオプションは特に必要ないので、シンプルに送信先・タイトル・本文で呼び出し）
  • 送信したことの通知
    （Bccに自分を入れるなど、ほかにもいろいろ方法があるとは思いますが、今回は通知機能を使いまわせるのでそうしました）
// メール送信メインメソッド
function sendWorkStyleReportMail() {
  // 送信先アドレス
  var adressTo = "hogehoge@hoge.com";

  // 当月の取得
  var thisMonth = getThisMonth();

  // タイトル生成
  var mailTitle = thisMonth + "の勤怠形態報告：テレワーク";

  // 本文生成
  var mailText = getMailText(thisMonth);

  // 送信
  GmailApp.sendEmail(adressTo, mailTitle, mailText);

  // 送信通知
  sendHttpPost("送信しました。");
}
当月の取得

「○月」の部分を毎月埋めてもらうために、当月の文字列を取得します。

// 当月取得
function getThisMonth() {
  return Utilities.formatDate(new Date(), "JST", "M月");
}
メール本文生成

ここでメール本文を作成します。

当月文字列をパラメータで受け取って、本文に埋め込んでいます。

GASでメールを送信する場合、署名は自前で記載した方がいいです。

普段勝手に付与するように設定していても、こちらでは付与されません。

一応、GmailAppを用いて登録している署名を取得・設定することもできるみたいですが、かなり面倒くさい感じでした。

今回は社内向けの報告メールですし、そこまでする必要はないかと思いました。そもそも署名も要らないのでは？まである。

// メール本文生成
function getMailText(thisMonth) {
  var mailText =
    "管理部各位\n"
    + "\n"
    + "お疲れ様です。ぽんです。\n"
    + "\n"
    + thisMonth + "の勤怠形態ですが\n"
    + "引き続きリモートワークが中心になる見込みです。\n"
    + "\n"
    + "以上です。\n"
    + "\n"
    + "----------------------------------------\n"
//     ～署名～
    + "----------------------------------------\n"
    ;
  return mailText;
}

動作確認

コーディングが一通り完了したら、試しに動かしてみます。

実行したい関数を選択して、「実行」を選択。

アクセスの承認

初回起動時は権限の承認が必要になります。

権限を付与するアカウントを選択。

アクセスを許可する内容の確認。

許可すると関数が実行されます。

実行ログもこのように表示されます。

console.log()を使用した場合、同じようにここに表示されます。

トリガーの登録

関数の動きが一通り確認出来たら、定期的に実行するためのトリガーを登録します。

左のメニューにある、時計のようなアイコンを選択すると、トリガー画面に遷移します。

右下の「トリガーを追加」を選択すると、トリガー設定モーダルが立ち上がります。

送信確認LINE通知トリガー

実行する関数は、LINE通知用トリガー関数。

今回は時間による定期起動なので、イベントのソースは「時間主導型」にします。

「日付ベースタイマー」の時刻は「午前10時～11時」。
※GASではピッタリこの時間！という厳格な時間設定はできません。

これで、毎日午前10時～11時の間にLINE通知関数が実行されるという設定ができます。

LINE通知用トリガー関数の方で月末か否かの判定を行うため、起動自体は毎日行います。

メール送信トリガー

実行する関数はメール送信のメイン関数。

イベントのソースは同じく「時間主導型」。

「月ベースタイマー」の「1日」で時刻は「午前10時～11時」。

これで、毎月1日の午前10時～11時にメール送信が実行されるという設定ができます。

以上でトリガーの設定は完了です。

トリガーの確認

設定したトリガーはこのように一覧で表示されます。

トリガー自体には命名できないので、関数名をわかりやすくするのは大事だと思います。

実行結果

スケジュールも含めて実際の実行結果です。

LINE通知確認

8月31日の11時前に通知。

9月1日の10時過ぎに通知。

メール送信結果確認

9月1日の通知と同タイミングでメール送信。

送信済みボックスに期待通りのメッセージが入っている。

コード全量

// 月末トリガー設定用
function notifyTrigger() {
  // 今日の日付に一日足す
  var dt = new Date();
  dt.setDate(dt.getDate() + 1);

  // 最終日の判定（1日なら今日は月末）
  if (dt.getDate() === 1){
    notifyMain();
  }
}

// 通知メインメソッド
function notifyMain() {
  var message =
    "\n"
    + "明日、勤務形態報告メールを送信します。\n"
    + "勤務形態に変更はありませんか？";

  // 通知
  sendHttpPost(message);
}

// LINE NotifyにHTTP POSTでメッセージを送信
function sendHttpPost(postMassage) {
  // トークン
  var AuthorizationCode = "Bearer hogehogehoge";

  var payload = {
    "message": postMassage
  };

  var options = {
    "method": "post",
    "headers": {
      Authorization: AuthorizationCode,
    },
    "payload": payload
  };

  UrlFetchApp.fetch("https://notify-api.line.me/api/notify", options);
}

// メール送信メインメソッド
function sendWorkStyleReportMail() {
  // 送信先アドレス
  var adressTo = "hogehoge@hoge.com";

  // 当月の取得
  var thisMonth = getThisMonth();

  // タイトル生成
  var mailTitle = thisMonth + "の勤怠形態報告：テレワーク";

  // 本文生成
  var mailText = getMailText(thisMonth);

  // 送信
  GmailApp.sendEmail(adressTo, mailTitle, mailText);

  // 送信通知
  sendHttpPost("送信しました。");
}

// 当月取得
function getThisMonth() {
  return Utilities.formatDate(new Date(), "JST", "M月");
}

// メール本文生成
function getMailText(thisMonth) {
  var mailText =
    "管理部各位\n"
    + "\n"
    + "お疲れ様です。ぽんです。\n"
    + "\n"
    + thisMonth + "の勤怠形態ですが\n"
    + "引き続きリモートワークが中心になる見込みです。\n"
    + "\n"
    + "以上です。\n"
    + "\n"
    + "----------------------------------------\n"
//     ～署名～
    + "----------------------------------------\n"
    ;
  return mailText;
}

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